А как Вы формируете отчеты?

Сегодня мы с Вами поговорим еще об одной важной на мой взгляд теме – подготовка управленческой отчетности.  Очень часто молодые аналитики при подготовке отчетов даже никогда не задумываются зачем руководителю тот или иной отчет, устраивает ли он его, требуется ли его улучшение. Я думаю, что это заметка будет полезна как исполнителям так и руководителям.

Давайте я Вам открою небольшие секреты и Вы удивитесь как может измениться Ваша управленческая отчетность.

Предлагаю себе задать несколько простых вопросов:

Зачем? Прежде чем готовить любой отчет необходимо понимать его цель, тогда Вам проще будет донести информацию до руководителя. Если цель не определена или определена не корректно, ценность информации для руководителя пропадает. Любой отчет прежде всего должен не просто иллюстрировать статистику, но и давать ответы на заранее выдвинутые гипотезы. Любая управленческая отчетность это исследование – кабинетное исследование внутренней среды.

Что? Что или какие данные должны быть представлены в отчете, чтобы максимальным образом достигать поставленной цели, т.е. давать ответы на вопросы/подтверждать или опровергать гипотезы.

Как? Как донести до руководителя информацию таким образом, чтобы использование этой информации было удобным для руководителя и не вызывало отторжение, что неизбежно приведет к работе «на мусорку».

Когда? В какие сроки необходима эта отчетность? Ежедневно, еженедельно, ежемесячно или может ежечасно? Определите для себя приемлемый срок, когда информация еще актуальна.

Ответив на эти простейшие вопросы, Ваша отчетность должна преобразиться. Поверьте мне.

Я ни один раз слышал невнятные ответы на эти вопросы. Самые страшные ответы: «Так принято» или «Мне передали отчет в этом виде». А какой прок от них, никто сказать не может. А нужны ли они вообще, а какие решения принимаются. Я, приходя в новый коллектив, прежде всего объясняю своим подчиненным и коллегам зачем нужна та или иная отчетность, уточняю цели, корректирую отчет, когда корректируются цели. Очень важно давать обратную связь исполнителям, тогда они будут чувствовать себя частью команды, чувствовать свою важность.

Бывают конечно исключения из правил, если это формы строгой отчетности, запрашиваемой контролирующими органами, в остальных случаях Вы и только Вы должны устанавливать форму таким образом, чтобы она могла помочь Вам принять верное решение или вовремя отреагировать на ситуацию.

Удачи в подготовке отчетности!